2020 год был нелегким, многим пришлось адаптироваться к дистанционным работам. Большая часть населения столкнулась с сопутствующими проблемами, и судя по последним новостям пандемия не собирается утихать в ближайшие месяцы. А это значит, что программы для дистанционного обучения и работы не потеряют своей актуальности еще долгое время.
За этот год, к сожалению, у людей было не так много выбора среди сервисов для удаленной работы. Какие-то сервисы успели модернизироваться под ситуацию, но большая их часть не смогла справиться с нагрузкой такого масштаба. Все потому что изначально они не были рассчитаны на групповые занятия и работы. Несмотря на это, в 2020 году все же были сервисы, которые вполне неплохо себя показали.
Trello
Trello — облачная программа для управления проектами небольших групп, разработанная Fog Creek Software. Сервис является одной из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов.
Trello использует freemium-бизнес-модель и парадигму канбан для управления проектами. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок. Это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Первоначально данный метод был популяризирован Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.
Сервис представляет собой доску с карточками, которые, в свою очередь, организованы в списки. В каждой карточке можно ставить метки, назначать исполнителя и обсуждать ход работы. Карточки поддерживают комментарии, вложения, сроки выполнения, контрольные списки и таблицы, куда пользователи вводят свои данные.
Trello помогает организовывать команды на работе, во время параллельного проекта или семейных выходных. Есть возможность делегировать задания роботам. Если нужно повысить продуктивность своей команды, можно автоматизировать рабочие процессы с помощью опции Butler, и скинуть однотипные задачи на ботов.
В настоящее время благодаря пандемии активно используются мобильные платформы приложений iPhone и Android. Также был разработан веб-сайт, чтобы быть доступным в большинстве мобильных веб-браузеров. Приложение для iPad было выпущено 12 марта 2013 года.
Trello имеет API, программный интерфейс приложения, позволяющий ей может взаимодействовать с другой программой. Сервис поддерживает интеграцию с массой популярных веб-сервисов, среди которых: Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox и другие. Платные услуги были запущены в 2013 году.
Trello — максимально простой инструмент, который легко внедрить в рабочий процесс без долгой адаптации со стороны персонала. Многие работники больших компаний из личного опыта заявляют, что перепробовав более 10 систем управления проектами (от Basecamp до «Битрикс24»), внедрение Trello оказалось самым «безболезненным» для команды.
“Вначале использовали параллельно с Джирой для разных команд, а теперь перевели всю разработку в Трелло. Большинству нравится, что работает быстрее и очевиднее, а мне, что еще и дешевле. Возможно, для больших групп разработчиков и не идеально, а для компактных самое то.” – отметил Никита Ракитин, постоянный пользователь Trello.
Evernote
Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. Причем заметкой может стать набросок текста от руки, аудиофайлы или веб-страница целиком. Также качестве заметки могут выступать различные изображения. Они могут содержать вложения с файлами другого типа. Их можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.
Для создания заметок это приложение считается одним из лучших. Также в приложении доступны функции для командной работы: чат для обсуждения и совместный доступ к блокнотам и заметкам.
Evernote поддерживает несколько компьютерных и мобильных платформ, включая macOS, iOS, Chrome OS, Android, Microsoft Windows, Windows Phone, BlackBerry и webOS, а также предлагает онлайн-синхронизацию и резервное копирование.
Сервис представляет собой продвинутое рабочее пространство для увеличения продуктивности любого пользователя. Кто-то использует сервис только для ведения своих личных дел и проектов, а кто-то погружает в систему все записи о своём бизнесе.
Разложим все наиболее ёмкие функции Evernote по полочкам:
- Создание заметок: удобство для хранения всей информации с любыми элементами форматирования.
- Организация: крепите заметки к блокнотам, добавляйте метки и совместно работайте над задачами.
- Доступ отовсюду: синхронизация данных между всеми доступными вами устройствами.
- Моментальный поиск: ищите нужный текст в заметках, на снимках и в PDF-документах.
- Делитесь предложениями и идеями: совместные блокноты помогут быстрее вносить весь тот багаж идей, которые накопился у вас в голове.
- Списки дел: организуйте информацию в списки и помечайте завершёнными в процессе работы.
- Проявляйте творчество: из заметок создавайте какие угодно документы, предписания, уставы, отчёты, записки, статьи и др.
- Деловые встречи: заносите совещания и списки для обсуждения, вставляйте в приложения напоминания.
- Управление расходами: храните чеки, счета и накладные.
- Планы на поездки: можно хранить брони и билеты в одном месте.
Evernote работает почти что на всех системах и в любых браузерах.
“Совместно с моим лучшим другом мы приняли решение реализовать совместный проект. Для воплощения нашей идеи, осуществления корректного, четкого плана в жизнь необходимы инструменты, которые станут нашими союзниками. Из просто огромного выбора, из массы предложений, которые сегодня предлагает нам интернет, нужно было сделать выбор. Я его сделал, Evernote стал не просто моим союзником, а другом, он экономит мое время, многофункциональность использования позволяет легко и просто управляться с поставленными задачами, а задач порой бывает много. Например есть возможность сохранять частые поисковые запросы, создавать заметки, тексты, есть возможность их форматирования. Для меня плюс, использование совместного блокнота с его помощью наши идеи обретают четкие очертания и как итог, рождение новой мысли. Часто приходиться сканировать, так обычный файл, превращается в незаменимый документ. Сегодня сервис отвечает, всем моим требованиям, читающему мой отзыв, рекомендую. Есть платная версия, она без сомнения лучше.” – отмечает Андрей Алексеев, постоянный пользователь Evernote.
Toggl
Toggl — это веб-сервис для отслеживания как своего личного, так и командного времени. Сервис подходит для точного и прозрачного мониторинга работы под клиента, для управления временем работников или для повышения личной продуктивности. Он поможет сформировать отчёты об использовании времени или экспортировать расписания.
Для дистанционной работы важна каждая минута, ведь здесь вы не можете работать сверхурочно, никто не оценит вашу старательность и усидчивость, а значит необходимо чётко представлять, как собственную производительность, так и валютный вес одного часа. Тайм-трекер Toggl станет очень полезным инструментом для отслеживания рабочего времени. Поработайте с ним пару недель, зафиксируйте результаты и больше не хватайтесь за высокооплачиваемую работу, которую всё равно не успеете сделать.
Основные характеристики Toggl:
- Настройка проектов, клиентов, задач и тегов.
- Отслеживание времени.
- Составление отчётов.
- Дэшборд.
- Цвета проектов.
- Уровни прав доступа.
- Группы пользователей.
- Деактивация пользователей.
- Расширение для Chrome.
- Импорт из других сервисов.
- Оффлайн-режим.
- Архивирование проектов.
- Массовое изменение.
- Оплачиваемые ставки.
- Экспорт отчётов в Excel (XLS).
- Округление десятичных дробей в отчетах.
“Пользуюсь более 3 – 4 лет. (бесплатный тариф). Это самое удобное решение для учета времени из тех что я пробовал. Так же использую АПИ для интеграции со своим сайтом. Не смог оценить управение проектами, так как использую только бесплатую версию исключительно для трекинга времени по задачам, а данные экспортирую в отчёт. Настольное приложение вообще бомба! Не попробуешь не поймешь. В бесплатной версии только трекинг времени по задачам, но он настолько удобный, что отказаться будет очень сложно.” – отметил Дмитрий Азарков, пользователь Toggl.
Битрикс24
Битрикс24 — полный комплект инструментов для организации эффективной работы компании. Включает CRM для продаж, задачи и проекты, контакт-центр, конструктор сайтов и интернет-магазинов, социальная сеть компании. Бесплатный тариф для небольших компаний до 12 сотрудников.
Инструменты Битрикс24 вам помогут объединить и упростить коммуникацию внутри компании. В сервисе вы сможете составить список конкретных ожиданий от сотрудников, работающих дистанционно, обсудить поставленные задачи, установить дедлайн, следить за этапами выполнения задачи, оставлять свои отзывы и комментарии. Перечисленными функциями можно пользоваться абсолютно бесплатно, загрузив приложение с официального сайта.
Тарифы – это первое, с чем сталкивается каждый пользователь при выборе CRM системы. И первое, с чем нужно определиться, это какой из вариантов Битрикс 24 вам подойдет: работа «в облаке или коробочное решение.
Работа «в облаке» — это покупка Saas-решения, при этом вы оплачиваете доступ к системе, а вся работа ведется на серверах компании Битрикс 24. Коробочное решение – это вариант покупки программного продукта Stand-Alone, т.е. вы покупаете программное обеспечение для установки на собственный сервер.
Тарифы вы можете посмотреть на официальном сайте Битрикс 24. Как видите, вы можете выбрать любой из тарифов, даже бесплатный. В него также включена CRM. Конечно, все мы понимаем, что это просто маркетинговый ход, и бесплатная CRM является таковой просто потому, что она – неотъемлемая часть системы. А потому важно помнить, что на самом деле вы получаете не просто CRM, но еще много других возможностей, т.е. вам под видом CRM продают гигантскую корпоративную систему.
Особенности Битрикс24
- CRM для продаж — Битрикс24.CRM помогает продавать больше: берет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами, подсказывает, что делать и автоматизирует продажи.
- Задачи и проекты — Битрикс24.Задачи и проекты помогают работать вместе и успевать вовремя. Если задача поставлена в Битрикс24, она будет выполнена.
- Контакт-центр — Битрикс24 объединяет в CRM каналы коммуникаций с клиентами: телефон, email, чат на сайте, Facebook, Instagram, ВКонтакте, Яндекс.Чат и другие.
- Конструктор сайтов и интернет-магазинов — Сайт должен быть не просто красивым, который легко создать самому и бесплатно. Главная задача сайта — приводить клиентов. Сайты в Битрикс24 создаются, чтобы продавать!
- Социальная сеть компании — Битрикс24.Онлайн-офис помогает работать вместе: чат, диск, календарь, группы, рабочие отчеты, бизнес-процессы и другие инструменты для совместной работы.
“Использовали SaaS-решение несколько лет в качестве цифрового двойника компании. По крайней мере такая была задача, но реализовать её полностью не удалось. Продукт очень функционален, кастомизируем и мощен. Это и сыграло злую шутку. В части документооборота, постановки задач и выполнения рутинных дел – это плохо когда одну задачу можно решить разными способами. Прошло время, возможно сейчас ребята стали лучше. Надеюсь на это, потому что несмотря ни на что, первое что рекомендую по запросу – это Битрикс24.” – отметил Ален Смагулов, который пользуется Битрикс24 уже 2 года.
Zoom
Zoom — программа для организации видеоконференций, разработанная компанией Zoom Video Communications. Она предоставляет сервис видеотелефонии, который позволяет подключать одновременно до 100 устройств бесплатно, с 40-минутным ограничением для бесплатных аккаунтов. Пользователи имеют возможность повысить уровень обслуживания, используя один из тарифных планов, с максимальным числом подключений до 500 человек одновременно, без ограничений по времени.
В марте 2020 года платформа для видео- и аудиоконференцсвязи Zoom вошла в топ 10 по числу скачиваний в AppStore. Секрет успеха – в простоте и удобстве. У приложения есть версия, как для компьютера, так и для планшета и смартфона. Звонки можно записывать напрямую в облако, а также на свое устройство.
Возможности Zoom:
- Совместное использование экрана
- Проведение вебинаров.
- Комнаты для совместной работы.
- Расшаривание экрана с мобильного устройства.
- Работа с Google Диском, Dropbox и Box.
- Групповые чаты для обмена текстом, изображениями и аудио.
- Статусы контактов.
- приглашения по телефону, почте или контактам компании.
- Работа с сетями Wi-Fi, 4G / LTE и 3G.
- Подключение к мобильным устройствам, Windows, Mac, iOS, ZoomPresence, H.323 / SIP системам и телефонам.
“Из плюсов могу отметить качество, простоту и стабильную связь, а вот из минусов – надёжность – недавно произошёл слив, поэтому рекомендую менять пароли. Приходится пользоваться программой по работе – всё устраивает. Но новость о сливах немного насторожила.” – отметила Анжела Сизова, которая пользуется приложением Zoom больше года.
Итог
Это были самые лучшие сервисы для удаленной работы в 2020 году, которые могут быть полезны и для вас. Будем надеяться, что данные приложения не перестанут нас радовать и в следующем году. Делитесь в комментариях, какими приложениями пользовались вы?
